クリアファイルの種類はどれぐらいある？選び方も解説！
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こんにちは「大同至高」のライターチームです。
書類や資料の整理に役立つクリアファイルは、さまざまな種類があり、タイプごとに使い手が異なります。使いやすさや見た目の統一感を重視する場合は、ニーズに合うクリアファイルを自分自身で購入することをおすすめします。
当記事ではクリアファイルの種類別に、それぞれが持つメリットや、おすすめの使い方をご紹介します。クリアファイルを選ぶときのポイントについても触れているため、ぜひ参考にしてください。
クリアファイルの種類は主に4種類！
書類整理のために大量に購入したクリアファイルや、付録としてもらったクリアファイルが想定以上に余り、困っている方も少なくありません。余ったクリアファイルは、そのまま処分することもあるのではないでしょうか。
クリアファイルは、資料を挟んでまとめる文房具として以外にも、さまざまな活用法があります。たとえば、以下のような使い方が可能です。
クリアファイルは、「ホルダー式」「レール式」「ブック式」「封筒式」の4種類に分けることができ、種類別に見た目や使い勝手が異なります。
書類と一口に言っても、紙の大きさや厚さなどに差があるため、すべての紙資料を同じ種類のクリアファイルに収納することは困難です。無理に同じクリアファイルを使用すれば、書類とサイズが合わなかったり、ふとした拍子に書類が散乱したりと、かえって不便さを感じるでしょう。
そのような事態を避けるためには、クリアファイルの種類に合わせた使い方が大切です。この項目では、それぞれのクリアファイルの特徴や使用例をご紹介します。
ホルダー式
ホルダー式のクリアファイルは最もシンプルなタイプで、書類を即座に出し入れできることが特徴です。小さなポケット付きや見開きタイプなど、色や厚さもさまざまな種類が販売されています。
また、ホルダー式のクリアファイルは書類の保管だけでなく、折り曲げたくない書類を郵送するときにも使用します。
ホルダー式のクリアファイルの特徴
- 【主な使用シーン】
- 書類整理・書類の発送(折り曲げ防止)・持ち運びなど
- 【メリット】
- 書類を簡単に出し入れできる・クリアファイルの色やサイズで書類を分けやすい
- 【おすすめの収納物】
- 頻繁に使用する書類・枚数が少ない資料
ホルダー式のクリアファイルのデメリットは、収納枚数が多くなると書類が落ちやすい点です。そのため、少ない枚数の書類を分類・保管・持ち運ぶときにホルダー式が向いています。
レール式
レール式のクリアファイルは、一辺をスライドバーで留めることができます。ステープラーで書類に穴を開けなくてもまとめて収納でき、ホルダー式と比較すると書類が落ちにくい点が特徴です。
また、クリアファイルに入れた書類を冊子のように閲覧できるため、企画書やマニュアルを入れるときにも最適です。
レール式のクリアファイルの特徴
- 【主な使用シーン】
- 分厚い書類の保管・マニュアルの収納
- 【メリット】
- 紙に穴を開けずファイリングできる・簡単に書類を入れ替えられる
- 【おすすめの収納物】
- ステープラーで留められないほど枚数の多い書類
レール式のクリアファイルの多くは、20～40枚程度の書類を挟むことを想定して作られています。そのため、50枚以上のページ数がある書類の場合は、厚みのあるレール式のクリアファイルを選ぶ必要があります。
ブック式
ブック式のクリアファイルはクリアブックとも呼ばれ、複数のポケットが付いていることが特徴です。名刺やハガキを整理できるように、中のポケットが細かく仕切られているタイプもあります。
ブック式のクリアファイルは書類を1枚ずつ差し込んで保管できるため、紙が折れたり汚れたりする心配はありません。
ブック式のクリアファイルの特徴
- 【主な使用シーン】
- メニューブック・商品カタログ・マニュアルの収納など
- 【メリット】
- 書類の順番を変更しやすい・挟んだ書類が傷みにくい
- 【おすすめの収納物】
- ビジネスで重要となる書類・傷つけたくない資料
ブック式のクリアファイルは、ポケットが冊子状になった固定式と、留め具で綴じるバインダー式の2種類に分けられます。丈夫さを優先する場合は固定タイプを、今後も書類を追加する場合はページを増減できるバインダータイプを選ぶとよいでしょう。
封筒式
封筒式は、封筒のように袋状となっているクリアファイルです。上部を閉じる部分は、フタのみのタイプと、ハトメ＆紐付きのタイプがあります。重要書類を持ち運ぶときは、しっかりと紐で閉じられるハトメ＆紐付きタイプのほうが安心です。
マチが付いた封筒式のクリアファイルも販売されているため、書類以外にペンなどの小物もクリアファイルに入れて持ち運ぶことが可能です。
封筒式のクリアファイルの特徴
- 【主な使用シーン】
- 枚数の多い書類や資料の保管・原稿の持ち運び
- 【メリット】
- CDや筆記具なども入れられる・多くの枚数を保管できる
- 【おすすめの収納物】
- 大量の書類と小物・雨などで汚したくない書類
ただし、マチがある封筒型のクリアファイルの場合、中にスペースができることで書類が折れ曲がりやすくなります。ホルダー式と併用すると、中で書類が折れ曲がるリスクを軽減できます。
クリアファイルの選び方とは？
クリアファイルは同じ種類でも、素材や厚みなどで利便性は異なります。そのため、クリアファイルの種類だけではなく、素材や厚み、デザインの特性も考慮して、使いやすいものを選ぶことが大切です。
この項目では、クリアファイルの選び方のポイントとなる3つの基準をご紹介します。
書類を入れる方向で選ぶ
クリアファイルに書類を入れる方式には、トップスローとサイドスローの2種類があります。トップスローはファイルの上から、サイドスローはファイルの横から書類を入れます。
〇トップスロー
クリアファイルの多くはトップスローのため、普段から使い慣れていることもあり、ファイルに書類を入れやすい点がメリットです。しかし、クリアファイルの上部が開いていることから、誤って逆さまに持ってしまうと書類が落ちやすいというデメリットがあります。書類を落とすリスクを考えると、トップスローのクリアファイルは持ち運びには不向きです。
〇サイドスロー
サイドスローは開口部が中央にあるため、書類を落としにくく、見開きで使用すれば大きなサイズの書類も入れられるというメリットがあります。クリアファイルから紙が飛び出す心配がないため、サイドスローのクリアファイルは持ち運びにも便利です。ただし、トップスローと比較すると書類の出し入れが手間になりやすいことがデメリットと言えます。
トップスローとサイドスローは、それぞれ特徴があります。「書類の出し入れのしやすさ」「持ち運びのしやすさ」のどちらを重視するかでクリアファイルを選びましょう。
目的に合わせて選ぶ
どのような目的で使用するかによって、最適なクリアファイルは変わります。
長期保管を目的に使用する場合や営業の資料として使用する場合は、下記のポイントを参考にクリアファイルを選びましょう。
〇長期保管が目的の場合
クリアファイルに使用されている主な素材はPP(ポリプロピレン)です。PP素材は耐水性があり、厚みがあれば耐久性も期待できます。また、軽量で加工しやすいため、さまざまなデザインのクリアファイルが安価で販売されています。長期保管が目的の場合は、PP素材のクリアファイルを選びましょう。
〇営業資料が目的の場合
顧客の目に触れる可能性が高い場合は、高級感や重厚感を演出できる貼り紙タイプがおすすめです。表面にPP加工を施している貼り紙タイプのクリアファイルは、デザイン性と耐久性を兼ね備えているため、イメージ重視のビジネスシーンに向いています。
サイズで選ぶ
クリアファイルにはさまざまなサイズが存在します。A3・B3・B4といった大判タイプの書類を収納するときは、見開きタイプのクリアファイルがおすすめです。日常的に使用するA4サイズの他、配布に最適なA5サイズ、児童・学生が使いやすいB5サイズなど、普段から使用する書類や保管したい資料のサイズに合わせてクリアファイルを選びましょう。
近年はチケットホルダーやカードサイズのクリアファイルも販売されており、領収書や名刺入れとしても活用することができます。
クリアファイルの種類や使用用途などを踏まえて、収納する書類に合うクリアファイルを見つけましょう。
まとめ
クリアファイルは、サイズや綴じ方によって複数の種類に分けることができます。クリアファイルの素材によっても、長期保管に向いているもの、向いていないものがあるため、クリアファイルは目的に合わせた選び方が重要です。
また、近年はカラーバリエーションやサイズ展開が増えており、豊富な選択肢の中からクリアファイルを選ぶことができます。当記事でご紹介したように、クリアファイルの各種類でメリットやデメリットは異なります。収納する書類に合わせて、デメリットの少ないクリアファイルを選びましょう。
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