イベント企画を成功させるポイント｜6W2Hや企画の流れを解説

著名人や講師のトーク

著名人や有識者、専門家、インフルエンサーなどを講師として招き、イベントを開催します。これらの講師に興味がある、または専門的な話を聞きたい方など、自社サービスに興味のない潜在層を対象に集客効果が期待できます。

講師を招く際は、交通費や宿泊費、講演料はもちろん、公演内容をしっかり定めてから依頼しましょう。

ユーザー参加型・体験型

ユーザー参加型・体験型とは、企業の製品やサービスを活用したコンテンツを参加者に楽しんでもらうイベントです。企業側は、自社の製品やサービスを参加者に直接感じてもらうことにより、評価から課題を把握できます。

脱出ゲーム・謎解きイベント・宝探しイベントのほか、時期によってはまちフェスや文化体験ツアーなど、さまざまなイベントが開催できます。

コミュニケーション交流型

参加者同士のコミュニケーションを主体としたイベントもあります。イベント内容を楽しんでもらうことにより、企業の認知度の向上につながります。

たとえば、旅行会社による婚活バスツアー、パワースポット巡り、季節のフルーツ狩り、無人島体験などです。参加者同士の交流を通じて、自社の製品やサービスを認知してもらうイベントは増加しています。

試供品やノベルティグッズをつける

試供品やノベルティグッズなどをつけることで、参加者の満足を高める効果があります。試供品やノベルティグッズをつける場合は、誰にとっても使いやすいペンやメモ帳、カレンダー、コースターなどが人気です。

試供品やノベルティグッズにロゴや社名を入れることによって認知度の向上にもつながります。

複数人で参加できるようにする

家族や友人、知人などと共に参加できるイベントを企画しましょう。1人でイベントに参加するのは心細く、躊躇してしまう方も少なくありません。

複数人で参加できるイベントであれば心理的なハードルが下がり、集客効果の向上につながります。複数人での参加を想定して、フォトスポットなどを設けることで、SNSでの拡散も期待できます。

参加費を無料にする

イベントの参加費を無料にすることにより、多くの方に参加してもらえます。参加費用を設定するイベントもあるなか、無料にすることで金銭的なハードルが下がり、幅広い層を集客できるでしょう。費用を払ってまで参加したくはないが、無料なら参加するという方も少なくありません。

参加者にお得に感じてもらうことで、企業のイメージアップにもなるでしょう。

オンラインでイベントを実施する

新型コロナウイルスの影響により、オンラインイベントが増加しました。オンラインイベントは、居住地に関係なく多くの方に参加してもらえます。企業側は会場費や人件費などの削減ができ、低コストでイベントを開催できます。

また、地域にかかわらず参加できることに加え、1人でも参加しやすいため、集客効果の向上につながります。

【Why】何のためにイベントを企画するのか

何のためにイベントを企画するのか、目的や目標を明確にします。目的や目標に沿った企画をしていくことにより、イベントのニーズやターゲットを把握できます。

たとえば、イベントの目的が、男性向けアパレルブランドにおける新商品の販売促進の場合、ターゲット層である男性向けのイベント企画を用意する必要があります。

自社の製品やサービスをアピールするとともに、参加者にも特典を設けるなど、メリットを提供すると満足度が高まるでしょう。

【Who】イベント主催者と協力者

イベントの主催者や協力者が誰かを明確にします。イベント企画を成功させるためには、主催者だけではなく多くの人の協力が必要です。主催者や協力者を募り、企画から運営まで、それぞれの役割分担を明確にします。イベント企画を立案し、当日に滞りなく運営するのは主催者だけでは難しいため、社内外問わず多くの人の協力が不可欠です。

企画決定時や準備着手時、イベント開催前など、余裕を持ってイベントへの協力を依頼しましょう。

【Whom】イベントのターゲット

ターゲットが明確であれば、イベント企画の目的や目標を達成できる可能性は高くなるでしょう。TwitterやInstagram、Facebook、あるいは広告などを活用して、ターゲットに合わせた告知をすることも大切です。

【What】イベントで何を提供するのか

「What」では、イベントで提供するコンテンツを決定します。ターゲットが満足できるコンテンツにすることが重要です。たとえば、アウトドアイベントの場合、キャンプやアウトドアを実際に体感して楽しめるコンテンツを提供します。

【When】イベントの開催日や期間

ターゲットの取りこぼしを防ぐため、イベントは参加しやすい日時や期間を設定しましょう。念のため、イベントの開催日に近くのエリアで競合イベントがないかを確認しておくことも大切です。

【Where】イベントの開催場所

イベント企画のコンテンツやターゲットにより、適切な開催場所を選択しなければなりません。開催場所として、公共施設や貸会議室、貸しホール、レストラン、ホテルなどがあります。アクセスが悪い場合、ターゲットがイベントへの参加を断念する可能性があるため注意しましょう。

【How】どのようなイベントにするのか

ターゲットに合わせた具体的な運営手法を決めます。イベントを滞りなく進行するためには、進行表や進行台本が欠かせません。進行表には、各担当者が行う内容を時系列に沿って記載します。

一方、進行台本には、イベントで行うコンテンツの詳細内容やスタッフの行動、司会のセリフなどを時系列で記載します。進行表や進行台本を用いてリハーサルをすると、よりスムーズにイベント企画が進行できるでしょう。

【How much】イベントの予算

イベントの予算を設定します。イベント企画のコンテンツによって、告知や集客、会場、機材などにかかる費用は異なります。できるだけ赤字にならないように、決められた予算で優先順位を決め、効果を最大限に高めましょう。

イベントの目的と内容を決定する

イベントの目的に沿って内容を明確にします。販売促進や企業の認知度向上、イメージアップなどの目的を定めることにより、ターゲットが明確になります。

たとえば、販売促進を目的にする場合、実際に製品を感じてもらえる体験型のコンテンツを企画します。ターゲット層が明確になれば、参加者のニーズに合った告知も可能です。

日程と会場を決定する

ターゲットに適した日程と会場を決定しましょう。できるだけアクセスの良い会場を設定すると、多くの方に参加してもらいやすくなります。イベントの内容によってはオンラインで開催すれば、場所の確保に困らず多くの方に参加してもらえます。

宣伝告知を行う

イベントの告知内容と告知方法を決定します。自社の製品やサービス、ターゲットに応じた内容や告知方法が設定できれば、多くの方に参加してもらえます。SNSやホームページを活用したインターネットでの告知、メールマガジン、紙媒体での広告などから適切な告知方法を選択します。ターゲットに強い訴求力をもつ画像や動画を使用し、魅力的なイベントタイトルやメリットを組み込むと良いでしょう。

イベントの準備を開始する

基本的なイベントの準備は次のような手順で進行します。

1. 開催日までのスケジュール決定
2. 運営担当者を決める
3. イベントプログラム作成
4. 進行表と進行台本作成
5. 会場の下見
6. 会場レイアウト決定
7. 運営に必要な人員・資材・機材の手配
8. 参加者アンケートの作成

工程を把握し、内容を理解しておくことが重要です。そのうえで、事前にトラブル対策を講じておきます。イベント当日に至るまでを逆算し、余裕を持って進行すると、トラブル時にも慌てず対応できるでしょう。

イベントを開催する

イベント当日は、進行表や進行台本に従い、予定通りに運営・進行します。ただし、予定通りに進まず、想定外のトラブルが発生するかもしれません。その際は、慌てずに連携をとりながらの対応を心がけましょう。イベント終了後、アンケート調査などで顧客満足度を確認すると、イベントの効果を客観的に確認できます。運営上の課題を記録し共有することで、改善点を見つけられます。