クリアファイルで資料整理がスムーズに！おすすめの方法を紹介
こんにちは「大同至高」のライターチームです。
職場や自宅で整理されていない資料があるときは、クリアファイルを使うとスムーズに管理できます。クリアファイルは低コストで手に入り、資料の整理以外にも活用できる便利なグッズです。
しかし、クリアファイルを自己流で資料整理に用いる人が大半であり、効率的な資料の整理術を十分に習得できている人は、決して多くありません。
そこで本記事では、クリアファイルで資料を整理するときのポイントや、クリアファイルの具体的な活用方法について解説します。
クリアファイルで資料を整理するときの考え方
クリアファイルで資料を整理するときの考え方には、次の2つがあります。
- 資料を保管期間で分類すること
- 必要のない資料を処分すること
具体的な資料の保管期間別3分類は、以下の通りです。
【①すぐに処分できる不要な資料】
資料を整理する時点で不要だと判断できる資料は、すぐに捨てましょう。不要な資料を捨てれば、資料を整理する手間が減り、ファイルを管理するスペースを増やすことが可能です。個人情報や外部に漏れてはならないデータが書かれた書類はそのまま捨てずに、シュレッダーにかけてください。
事務用品や家電製品などの取扱説明書は、メーカーのホームページから確認できる場合が多いため、処分しても問題ありません。【②一定期間保管した後に処分する資料】
スケジュール帳に内容を書き写せば処分できる資料や行事の案内は、一定期間保管する資料として分類しましょう。一時的に保管する書類はフロー書類と呼ばれます。フロー書類は定期的に内容を確認し、不要になった時点で捨てることが整理のポイントです。
また、すぐに処分できるか判断できない資料も、フロー書類として分類することで効率的に管理できます。【③長期間保管しておきたい資料】
証明書や許可証、契約書などの重要書類や、請求書や領収書などの数年間にわたり保管する書類は、長期間保管する資料として分類しましょう。長期間保管する資料はストック書類と呼ばれ、紛失しないように注意して保管する必要があります。
また、不要資料として紹介した取扱説明書の中で、メーカーのホームページなどで再確認できないものは、ストック書類として保管してください。
上記のように、「すぐ処分」「一時保管」「長期保管」と資料の保管期間別に資料を分類することで、効率的に資料の整理が行えます。最初に不要な書類を処分してからクリアファイルによる整理を行うことで、作業の生産性を高めることが可能です。
クリアファイルを使用した資料の整理術を紹介
資料を上手に整理するためには、クリアファイルを活用することが重要です。ここでは、数ある整理術の中から次の3つを紹介します。
- ボックスを使った一括管理法
- 付箋を付けてクリアファイルごとに整理する方法
- クリアファイル自体をまとめて収納する方法
上記3つの整理術について具体的な内容やメリット・デメリット、注意点を以下に解説します。
一括管理法を用いてボックスで収納する
クリアファイルを使用した資料の整理術の1つ目は、一括管理法を用いてボックスで収納する方法です。一括管理法では、資料や書類をすべてまとめて整理します。
一括管理法を行う場合、まずは日常生活や仕事で使う書類を1ヶ所に集め、「不要書類」「一時的に保管する書類」「長期間保管する書類」に分類しましょう。その後、書類のカテゴリーごとにクリアファイルに入れ、各ファイルをボックスにまとめて収納します。
インデックスが付いたクリアファイルを使うと、目当てのファイルを見つけやすいため、おすすめです。
一括管理法のメリットとしては、「資料の探しやすさ」や「ファイルを差し入れして順番を自由に入れ替えられること」が挙げられます。一方、一括管理法のデメリットは、「縦置きの場合、枚数が少ないとボックス内でファイルが開いてしまうこと」や「奥行きがない本棚ではボックスがはみ出ること」です。
付箋を付けてクリアファイルごとに整理する
クリアファイルを使用した2つ目の資料整理術は、付箋を付けてクリアファイルごとに整理する方法です。まずは広い作業スペースを確保して整理されていない資料を分類し、クリアファイルに入れましょう。その後、何の資料が入っているのかを付箋に書いてクリアファイルに貼ると、簡単に資料の整理ができます。
付箋を付けて資料を整理するときの注意点は、「内容を簡潔に書くこと」と「クリアファイルの内側に付箋を貼ること」です。付箋をクリアファイルの外側に貼ってしまうと、ファイルを出し入れしたときに剥がれてしまうため注意しましょう。
クリアファイル自体をまとめて収納する
クリアファイルを使用した資料整理術の3つ目は、クリアファイル自体をまとめて収納する方法です。資料を分類してクリアファイルに入れるところまでは他の方法と同様ですが、クリアファイルの収納方法が異なります。クリアファイルをバインダーなどの収納グッズを使って、整理保管することが特徴です。
資料の分類ごとにクリアファイル自体をまとめて収納することで、ボックスを使うよりも少ないスペースで資料を管理できます。また、クリアファイルの数が少なくても本棚で自立させて収納できることが、この方法のメリットです。
ただし、市販されているバインダーは、穴を空けて資料を保管するタイプが多い傾向です。クリアファイルは穴を空けて使うものではないため、クリップ型または粘着型のバインダーを選びましょう。
クリアファイルは資料以外の整理にも活用できる
クリアファイルは資料以外の整理にも活用することが可能です。ここでは、クリアファイルの活用事例を3つ紹介します。
【①クローゼットの仕切り】
1つ目の活用法は、クローゼットの仕切りです。色付きのクリアファイルを加工してクローゼットの仕切りに使うことで、どこに何の衣服がかかっているのかが、分かりやすくなります。
クリアファイルの上部をハサミでカットして、物干し竿と同じサイズの穴を開けて吊り下げるだけで、ハンガーとハンガーの間を仕切ることが可能です。【②カトラリーの分類収納】
2つ目の活用法として、カトラリー(スプーンなどの食器)の分類収納が挙げられます。カトラリーの形状に合わせてクリアファイルをカットしてホッチキスで留めることで、収納ケースとして活用することが可能です。
ナイフやフォーク、スプーンの形やサイズに合わせて、ぴったりの収納ケースが低コストで簡単に作れます。【③プリント保管】
3つ目の活用法は、中身が見えないプリント保管です。クリアファイルの中身が見えないようにカバーを入れることで、機密性のある書類を保管できます。使用頻度が高く本棚に保管すると不便ではあるものの、あまり人に見せたくない書類の保管におすすめです。
クリアファイルを使用するときのポイント
クリアファイルを使用するときには、押さえておくべきポイントがあります。ここで紹介するポイントは、次の2つです。
- クリアファイルの色を選ぶ方法
- クリアファイルの保管方法
クリアファイルの選び方や保管方法に気を付けることで、効率的な資料整理と省スペース保管を実現できます。以下に紹介するクリアファイルを選ぶとき・使用するときのポイントを押さえて、効率的な資料管理を行いましょう。
透明のクリアファイルが便利になる
クリアファイルのカラーは透明がおすすめです。無色透明のクリアファイルであれば、中に入っている書類の内容が一目で分かります。
色付きのファイルや写真・イラストが描かれたファイルは、中身が見づらいです。書類を探す度にファイルを開けて中身を確認する必要があるため、無駄な時間が発生してしまいます。効率よく資料の整理を行うために、透明素材のクリアファイルを選びましょう。
クリアファイルを立てると省スペースになる
クリアファイルで資料を保管するときは、ファイルを立てることで省スペース保管が実現できます。クリアファイルを平積みする場合は広いスペースが必要ですが、立てて置けば狭いスペースで収納が可能です。
ただし、クリアファイルは柔らかい素材でできているため、そのままでは自立しにくくなっています。資料と一緒に厚紙や下敷きをクリアファイルに入れることで、1枚でも立てて保管することが可能です。
まとめ
資料や書類を整理整頓するときには、不要な書類を処分した上で、必要な書類をクリアファイルに入れることで効率的に管理できます。資料は「不要書類」「一時保管書類」「長期保管書類」に分類して、ジャンルごとにクリアファイルに入れて保管しましょう。
また、クリアファイルは資料以外の整理にも用いることができるため、工夫次第で無限の可能性があります。日常生活や仕事で使う資料を整理したい人は、クリアファイルを積極的に活用してみてはいかがでしょうか。
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