仕事における書類・ファイル整理のコツ｜整頓に使える便利アイテム
こんにちは「大同至高」のライターチームです。
仕事量が多く、片付ける時間がなかなか持てないときや、長期の仕事に取り組んでいるときなどは、つい書類の整理を怠ってしまいがちです。「時間が空いたときに整理をしよう」と先延ばしにした結果、机の上が書類で溢れ返ってしまったという経験がある人も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事を行う上で身につけておきたい「書類・ファイル整理のコツ」を、詳しく解説します。整理整頓に便利なアイテムも紹介するため、業務効率化のための整理整頓を検討している人は、ぜひ参考にしてください。
ファイルを整理するためには書類の整理から
目的の情報が書かれている書類をすぐに取り出すためには、ファイルがきちんと整理されている必要があります。しかし、ファイルを整理するためには、まずファイルに収納する書類そのものを整理しなければなりません。
まずは、必要な書類のみをファイルに残しておくためのポイントを解説します。
書類の入れ替えはすぐに行う
新しい書類が手に入ったときは、すぐに新旧書類を入れ替える癖をつけましょう。
現在進行中の企画に関する資料やマニュアル、社内の規定といった書類は日々修正・改正がされ、常に最新情報が配布されます。ほとんどの場合、新しい書類の内容以外はすでに必要のない情報であるため、長々と保管しておく必要性はありません。
入れ替えた古い書類をその場で処分してしまうことに抵抗がある場合は、保管ボックスや旧版用ファイルを活用しましょう。この際、保管ボックスや旧版用ファイルに仕分けた書類別・案件別ごとに、保存期間を明確にしておくことが大切です。
「2刷分入れ替えたら捨てる」「企画が終了したら捨てる」「1年間経過したら捨てる」など自分の中でルールを決めておけば、いつまでも古い書類が残り続けることがなくなります。
使用済みの書類は返却・破棄する
使用済みで不要になった書類は、いつまでも保管し続けるのではなく、不要になったらすぐに返却・破棄する習慣をつけましょう。
特に、顧客から企画の立案や設計のために提供された参考資料であれば、内容がどのようなものであっても守秘義務の対象となります。万が一紛失したり部外者の手に渡ったりしてしまうと、顧客との信頼関係が破綻しかねません。
顧客からの提供資料は、日頃使用するファイルとは別に、独立したファイルを作成して保管することが重要です。そして、資料が必要なくなったときや企画が終了した時点で、即座に返却・破棄を行い、顧客へ報告します。
再度、何らかの問題により資料が必要になった際は、改めて資料の提供を顧客に依頼すれば済みます。こうなった際は、お互いに多少の手間が必要となりますが、杜撰な書類管理方法が原因で情報漏洩を起こしてしまうより、はるかに信頼関係が築けるでしょう。
ファイルを整理する際の3つのコツ
不要な書類を処分して必要な書類だけをファイルに収納した後は、次はどのファイルに何が入っているかを分かりやすくし、必要なときに取り出せるようにしなければなりません。
ファイルの整理を効率的に行うためにも、ここから紹介するファイル整理の3つのポイントをぜひ実践してみてください。
ファイルには必ず見出しや通し番号をつける
保管期間の長さに関わらず、書類を入れたすべてのファイルには、見出しや通し番号をつけるようにしましょう。
進行中の企画や商談の資料などは、時間の経過と共に状況が変化します。それぞれの企画・商談ごとに独立したファイルを制作し、進行段階や行動単位で分けて見出しを表記しておくと、欲しい情報をスムーズに探すことが可能です。
また、通し番号をつけたファイルは、必ず番号順に並べておくことを管理ルールとして徹底しましょう。
常に同じ場所にファイルが戻されることで、必要な書類が収納されているファイルをすぐに発見できるようになります。この方法であれば、退社前や出社後にファイルの背表紙をざっと確認するだけで、資料の持ち出し状況を把握することが可能です。
ファイルを収納する際は立てて収納する
どのタイプのファイルを使用する場合でも、ファイルを収納する際は立てて置くことが基本です。
いくつものファイルが平積みの状態では、必要なファイルを探し出すだけでも無駄な時間がかかってしまいます。目的のファイルを見つけても、必要な書類を取り出すためには「一度上のファイルを避けてまた戻す」という無駄な作業が必要です。
また、ファイルの厚さや大きさは一定ではなく、表面も滑りやすいため、無理に下から引っ張り出そうとすると山が崩れてしまう危険性もあります。ファイルを立てて置くことで目的の書類がどこにあるか一目で見つけやすくなり、ブックエンドを利用すれば横に滑る心配もありません。
収納スペースが一杯になるまで詰め込まない
保管しておく書類の総量は、収納スペースの70％を目安にしておきましょう。
書類をきちんと整理して必要な書類のみを残した後は、今ある書類の全量で70％ほどになるようにして、収納スペースを確保します。この先の仕事で必要な書類が増えた場合に備えて、念のために保管場所の30%を残しておきましょう。
常に収納スペースの70％を保つように心がけることで、余分な書類を溜め込む機会が減らせます。
使用できる収納スペースに合わせてファイルやファイルボックスの数を決めておくと、全体量のイメージが掴みやすくなるため、おすすめです。
書類・ファイル整理に使える便利アイテム
書類を上手に整理して収納するためには、書類の量や種類に合わせて必要なファイルを選ぶ必要があります。必要なファイルを揃えた後は、ファイルを分かりやすく整頓して保管することが大切です。
最後に、書類やファイルを整理整頓する際に使える、便利な4つのアイテムを紹介します。
クリアファイル
クリアファイルは、1枚から数枚の書類を所持・保管するときによく使用されます。
見出し部分がついていない商品が多いものの、名刺やハガキなどといった小さな書類の紛失や、運搬する際に折れたり破れたりすることをきちんと防げます。
長期的に保管用として使用する際は、付箋カバー付きのものを選ぶか見出しシールなどを利用して、何が収納されているか判別できるようにしましょう。
また、クリアファイル自体を収納できるホルダーの利用もおすすめです。
ファイルホルダー
ファイルホルダーは、「個別フォルダー」や「持ち出しフォルダー」とも呼ばれるファイルです。書類を下向きに入れて使うため、穴をあける必要や書類が抜け落ちる心配がありません。
ファイルホルダーには、挟むだけのタイプと下部分が袋型になっている「ボックスタイプ」と、複数のファイルを一纏めにした「じゃばらタイプ」の2つのタイプがあります。
じゃばらタイプは棚へそのまま収納することができますが、その他のタイプはファイルボックスや収納ボックスと併用するか、引き出し用としての利用がおすすめです。
リングファイル
リングファイルは、大量の書類を一纏めに綴じて保管したい場合に適したファイルです。その名の通りファイルにリングがついており、穴が開いた書類にリングを通し、しっかりと固定して収納することができます。
リングにはOとDの2種類があります。Oは安価で厚みがあり、Dは薄く安定性に優れています。どちらの種類においても、簿冊タイプのファイルと比較して、書類の入れ替えがしやすいことが特徴です。
また、リングファイルには書類に直接穴をあける「2穴タイプ」と、専用のクリアファイルを綴じて使う「26穴・30穴タイプ」もあるため、用途に合わせて使い分けることをおすすめします。
ファイルボックス
ファイルボックスは、クリアファイルやファイルホルダーなどを、一ヶ所にまとめて管理する際に利用する、箱型の収納アイテムです。
引き出しに便利な横置きタイプ、机上で縦置きとしても使用できるタイプがあります。
紙製やプラスチック製などがありますが、底面に向けて窄まった形のボックスはデッドスペースが生じやすくなるため、できるだけ平らな形を選ぶと良いでしょう。
このように、書類・ファイルを綺麗にするためには、日頃の整理整頓も重要です。しかし、より効率的に整理整頓を行いたいのであれば、便利なアイテムの活用は必須と言っても過言ではありません。
便利アイテムは安価で購入することができるため、積極的に活用してみてはいかがでしょうか。
まとめ
書類で溢れ返る机上や引き出しの中身を自覚していても、整理整頓を始めることが億劫に感じることもあるでしょう。しかし、書類やファイルが散乱している状態では、一つの書類を探し出す作業だけで、数十分もの無駄な時間が必要となることも少なくありません。
少しばかり時間とお金をかけたとしても、すべての書類を整理整頓することには、仕事の作業効率アップが期待できるというメリットがあります。ここまで紹介した方法を参考にして、ぜひ整理整頓された使いやすい仕事環境を手に入れてください。
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