ファイルを使用したプリント整理のコツとクリアファイルの種類
こんにちは「大同至高」のライターチームです。
日々生活する中では、会社の仕事に関わるプリントやお子さんに配布される学校のプリントなど、プリントを受け取る機会も多いでしょう。大量のプリントを渡され、整理に悩んでいる人もいるのではないでしょうか。
大量のプリントは、ファイルを活用することできれいに整理できます。
今回は、ファイルを使用したプリント整理のコツを解説します。整理に適したクリアファイルもあわせて紹介しているため、プリント整理に悩んでいる人は参考にしてください。
プリントを整理する際にはファイルを使用する
ファイルは、日々貯まっていくプリントや資料を整理するときに便利な収納グッズです。ファイルを使用すると、雑多となったデスクやカバンの中を整理することができます。 また、ファイルでジャンル分けをしておけば、プリントを探す際もすぐに取り出すことが可能です。
しかし、ファイルを使用したプリント整理にはコツがあります。まずは、ファイルを使用したプリント整理のコツ・収納術を紹介します。
ファイルを使用したプリント整理のコツ
プリント整理にファイルを使用する場合、ただプリントを入れるだけでは、探すときに時間がかかってしまいます。簡単なコツを取り入れるだけで、探す時間を軽減し、作業効率を上げることが可能です。
主なコツは5つあるため、それぞれのコツを解説します。
◯時系列やジャンル別でタグ付け、色分けする
プリントを収納するファイルは、時系列、ジャンル別に仕分けをしておきましょう。例えば、「週」、「月」のタグ・見出しを付けて分類すると、優先順位が一目で分かります。小学生などのお子さん用であれば、「国語」、「算数」などの科目別管理方法もおすすめです。タグではなく、色付きのファイルを使用したカラー分けも良いでしょう。
◯不要なプリントはすぐに捨て必要なプリントだけ整理する
プリント整理術で大切なことは、プリントを溜めないように意識することです。不要となったプリントはすぐに捨て、必要なプリントだけを整理するようにしましょう。廃棄して良いか判断できないプリントは、「保管」ファイルに収納するようにしてください。
◯「提出」するものは収納せずに目立つ場所に置く
提出が必要なプリントは、デスクや棚などの収納場所に保管すると、提出忘れの原因となります。そのため、できるだけ目立つ場所に置いておくと、提出忘れを防止することが可能です。
「提出」専用のファイルを作成し、デスクで常に目線が通る場所に置いておきましょう。
家庭で管理する場合は、冷蔵庫にマグネットで貼り付ける、コルクボードを使用するなど、目につきやすい場所に保管してください。
◯確認しやすいようにクリアファイルを使用する
整理に使用するファイルは、中身が透けて見える「クリアファイル」が便利です。特に、「週間予定表」や「時間割」など、頻繁に確認するプリントに適しています。また、少量の水であれば弾くことができるため、プリントの保護目的にも使用可能です。
◯「面倒」を極力省いたファイルを選ぶ
収納するファイルを選ぶときには、使い勝手の良さを重視し、「面倒」を極力省けるファイルを選びましょう。クリアファイルにはホルダータイプやブックタイプなどさまざまな種類があり、それぞれに異なる特徴を持っています。
収納するプリント量や取り出しやすさなどを考慮して、利便性の高いファイルを選択してください。
プリント整理に適したクリアファイルの種類
プリントを整理するファイルには、さまざまな種類があります。プリントの量や使い方により適したファイルは異なるため、用途に合わせた使い分けが必要です。
ここでは、プリント・書類収納に適したクリアファイルの種類を解説します。それぞれの特徴を知り、プリントを整理する際に役立ててください。
ノーマルタイプ
ノーマルタイプは、「ポケット」や「仕切り」など、装飾が付いていないクリアファイルの総称です。シートが2枚に重なったシンプルな構造で、形はホルダー式が一般的となっています。
ノーマルタイプのメリットは、安価であることです。コストを気にする必要がなく、さまざまな用途に使用できます。ただし、名前入れやタグ付けなどは、自身で行うことが必要です。
ホルダータイプ
ホルダータイプは、上部と横部どちらかの2辺が開いているクリアファイルです。一般的に「クリアファイル」といえば、このホルダータイプのクリアファイルを指します。
ホルダータイプはプリントを簡単に収納でき、かつ取り出しやすいため、使い勝手の良さが魅力です。名刺ポケットやインデックス付きのファイルであれば、収納したプリントのジャンル名も簡単に入れることができます。
注意点として、ホルダータイプは2方向が開いた状態であるため、多数のプリントを収納することには向いていません。中身のプリントが落ちてしまう危険性もあるため、プリント数は少数に抑えましょう。
フラットファイルタイプ
フラットファイルとは、パンチで2つの穴を開けて収納する、紙のファイルのことです。クリアファイルにも、フラットファイルで使用できるよう、2つの穴が開いたフラットファイルタイプの商品があります。
フラットファイルは穴を開けて閉じるため、プリントが落ちてしまう心配もありません。フラットファイルタイプのクリアファイルを使用すれば、フラットファイルのポケット代わりに使用できます。
ブックタイプ
ブックタイプは、複数のクリアファイルを重ねて作成されたクリアファイルです。「クリアブック」とも呼ばれており、プリントをファイルに1枚ずつ入れることで、本のように閲覧することができます。
ファイル部分は「ポケット」と呼ばれており、ポケット数は30ポケットから100ポケットまでさまざまです。収納枚数が多いため、大量のプリントを確認しやすい状態で保管することに向いています。
ただし、基本的に1枚、あるいは裏表で2枚ずつ入れる形式のため、一度にすべてのプリントを取り出すことはできません。提出が必要なプリントは、別タイプのファイルに保管すると良いでしょう。
クリップタイプ
クリップタイプのファイルは、クリップに書類を挟み、クリップ部分をスライドさせることで固定するファイルです。
同じプリントを固定するタイプのフラットファイルと比較すると、クリップタイプは穴を開ける必要がありません。クリップをスライドさせるだけでプリントを綴じることができるため、簡単に収納できるメリットがあります。また、書 類の並び替えも容易にすることが可能です。
反面、クリップで綴じることができる枚数は限られているため、大量のプリント収納には向いていません。大切なプレゼンテーションの資料用や、使用頻度の高い書類の保管用などに適しているクリアファイルです。
封筒タイプ
封筒タイプは、上辺や横辺の1方向だけが開いたタイプのクリアファイルです。蓋を折り曲げてスリットへ差し込むことで、中に収納したプリントをしっかり保管することができます。大切なプリントの保管に適しており、大量のプリント収納も可能です。
また、封筒タイプには「トップスロー」(縦型)と「サイドスロー」(横型)の2種類があります。トップスローはプリントを上から差し込むタイプであり、多くのファイルに採用されています。
サイドスローはプリントを横から差し込むタイプであり、ポケット口が大きいため、サイズの大きいプリントを入れやすいメリットがあります。
まとめ
ここまで、ファイルを使用したプリント整理のコツと、整理に適したクリアファイルを解説しました。
大量のプリントを整理する際には、ファイルが欠かせません。ファイルを時系列・ジャンル別にタグ付けする、不要なプリントはすぐに廃棄することなどを心がけると、よりスマートに整理することが可能です。
プリント整理のファイルには、さまざまな種類があります。用途に合わせてファイルを選び、自身に適したプリント整理術を身に付けてください。
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