書類整理はファイルの選び方が重要|明日から実践できる3つの方法

こんにちは「大同至高」のライターチームです。

ビジネスシーンにおいて、書類整理ができていない人は、周囲から「ずぼらな性格の人」「意識が低い人」と見なされがちです。

確かに一人ひとりの性格が原因となることもありますが、書類整理が上手くできない原因には、「ファイルの選び方」が大きく関係しているかもしれません。

書類整理に適したファイルの選び方ができれば、誰でも楽に書類管理やデスクの整理・整頓ができるようになるでしょう。
この記事では、書類整理するときのファイルのタイプや整理・収納方法について解説するため、興味のある人はぜひ読み進めてください。

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1.書類整理をするときのファイルタイプは?

書類を整理するときに使用するファイルには大きく分けて、簿冊式タイプ・挟むだけタイプ・ボックスタイプの3種類があります

これらのファイルはそれぞれ長所・短所が異なるため、上手く活用することで思い通りの書類整理ができるようになります。

ここでは、これらのファイルの特徴について解説します。

1-1.簿冊式タイプ

簿冊式タイプは、オフィスで最も多く利用されているタイプのファイルです。

簿冊式タイプの中にも様々なタイプが見られますが、共通する特徴はパンチで用紙に穴を開けてひもや金具を使ってファイリングすることです

簿冊式タイプのメリット・デメリットは以下のようになっています。

メリット
  • ファイリング後、ノートのようにペラペラめくって見ることができる
  • ページの順番が崩れにくい
  • ファイルが頑丈なため、長期での書類保存や再利用に適している
デメリット
  • 穴あけ作業に手間がかかる
  • 書類が少なくてもファイル一冊分の場所を取る
  • 出し入れやページの並び替えが面倒である

1-2.挟むだけタイプ

挟むだけのタイプは、正式にはバーチカルタイプという名前です。
書類を挟むだけでファイリングすることができます。整理や出し入れのしやすさという点では、簿冊式タイプよりも優れており、近年人気が高まっています。

挟むだけタイプのメリット・デメリットは以下の通りです。

メリット
  • 書類の整理が簡単にできる
  • 書類に穴を開ける必要がない
デメリット
  • パラパラとめくって見たいときには不向きである
  • 目より高い位置に置いて使用できない

1-3.ボックスタイプ

ボックスタイプとは、大量の書類を収納できるタイプのファイルです。何十枚もある書類・資料や分厚い取扱説明書などをファイリングしたいときに向いています。

ボックスタイプのメリット・デメリットは以下の表を参考にしてください。

メリット
  • 書類を入れるだけで管理できる
  • 目次が見やすいため、目より高い位置においても、目的の書類を探しやすい
  • ファイル自体が自立するため、安定して置くことができる
デメリット
  • 書類が少なくてもボックス分のスペースを取る
  • 持ち運びには適していない

2.ファイルやボックスを使った書類の収納方法

書類を収納するときのポイントは、いかに書類を管理しやすくするかということです。書類を適切に管理するためには、全ての書類を一ヶ所に集めた後、一つひとつの書類をいるものといらないものに分類すると良いでしょう

書類の分別作業を行った後、ここで紹介する3つの収納方法を行うと、簡単に管理ができます。

2-1.ボックスとファイルをセットで使う方法

ボックスとファイルは、セットで使うととても便利です。

ファイルの大きさをボックスにちょうど収まるサイズにすると、ボックスをカテゴリーごとの大見出しとして扱い、ファイルを小見出しにする、といった整理の仕方ができます。

ボックスとファイルを併用すると、書類を探しやすくなる他に、簡単に出し入れができることや書類が崩れにくい、というメリットもあります

2-2.ファイルやフォルダーにインデックスをつける方法

目的の書類を探しやすくするためには、ファイルやフォルダーにインデックスをつけると便利です

例えば、挟むだけファイルを引き出しの中に収納する場合、インデックスをつけていれば目的の書類がどこにあるか一目で分かります。
インデックスは高さを揃えると重なって文字が読めなくなってしまうことがあるため、高さをずらして貼りましょう。

インデックスつきのファイルを購入すれば手軽ですが、インデックス単体でも販売されています。書類の種類ごとにインデックスの種類や色を変更するといった工夫をすれば、目的の書類を探しやすくなるでしょう

2-3.書類の厚みごとでファイルやボックスを使い分ける方法

書類の厚みによってファイルやボックスを使い分けることも効果的です。

ファイルのタイプ 適した書類
簿冊式タイプ・ボックスタイプ 取扱説明書や、枚数が増えていく報告書・明細書など
挟むだけタイプ 日常業務で頻繁に出し入れして使用する書類や、厚みのない書類

ファイルを状況に応じて使い分けることで、上手く書類を整理できることに加えて、収納場所の見た目もスッキリとさせることができます。

3.ファイルやボックスなどを選ぶときの選び方

ファイルやボックスには様々な種類があります。
どのようなものを選ぶかによって収納量や見栄え、使い勝手が大きく変わるため、事前に選び方を知っておくことはとても大切です

ここでは、ファイルやボックスを選ぶときに重要となる3つのポイントについて解説します。

3-1.ボックスは四角いものを選ぶ

ボックスタイプを使用するときは四角いものを選びましょう

ボックスによっては、真四角ではないものがありますが、そのようなボックスを使用すると、ボックスとボックスの間にどうしても隙間が生じてしまいます。
この隙間が「デッドスペース」となり、無駄な空間となってしまうだけでなく、見た目もあまり良くありません。

ボックスタイプは四角いタイプのものを選ぶことで、収納を効率化することができ、収納場所の見た目も良くできます。

3-2.クリアファイルは色や写真がないものを選ぶ

クリアファイルは、色や写真がデザインされていない透明のものがおすすめです

透明であれば、クリアファイルを取り出したときに、何の書類が入っているか一目で分かるためです。色がついているクリアファイルであっても、表紙や一番上のページが見えるのならば、問題はないでしょう。

また、クリアファイルにそのまま書類を入れると折れ曲がってしまうため、厚紙を入れて強度を高めておくことがおすすめです。大切な書類を保管したい際は、この方法を試してみてください。

ノベルティグッズやキャラクターグッズなどのクリアファイルは、収納には不向きな場合が多くあるため、デザイン性よりも収納性を重視しましょう。

3-3.ポケットタイプのファイルはリングタイプを選ぶ

ポケットタイプのファイルは、リングタイプを選びましょう

ポケットタイプのファイルは、ポケット(袋)に書類を入れるだけでファイリングできるためとても手軽です。しかし、ポケットが破れたり折れ曲がったりしやすいというデメリットがあります。

特にノートタイプのものは、出し入れのときにページが破れやすいため要注意です。ポケットの交換ができないため、使用する期間が長ければ長いほど、ノートタイプの品質は劣化することとなります。

反対にリングタイプのものは、ポケットが一つひとつ独立しているため耐久性に優れており、万が一破れてしまったとしても、新しいポケットと差し替えができます

手入れをすれば長期間同じファイルを使用できるという点も、リングタイプのメリットです。

まとめ

書類整理のポイントは、ファイルの種類を知り、ファイルの特徴を活かした整理方法をすることです。

一般的には簿冊式タイプのファイルが多く使用されていますが、挟むだけタイプやボックスタイプのものも状況に応じて使用すると良いでしょう。
これらを、デッドスペースを生まないように工夫して使用することで、限られたスペースを最大限有効活用することができます。

インデックスやクリアファイルを上手く活用すれば、書類の探しやすさもアップし、仕事の効率化にもつながるでしょう。

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