書類整理はファイルの選び方が重要｜明日から実践できる3つの方法

ボックスとファイルをセットで使う方法

ボックスとファイルは、セットで使うととても便利です。

ファイルの大きさをボックスにちょうど収まるサイズにすると、ボックスをカテゴリーごとの大見出しとして扱い、ファイルを小見出しにする、といった整理の仕方ができます。

ボックスとファイルを併用すると、書類を探しやすくなる他に、簡単に出し入れができることや書類が崩れにくい、というメリットもあります。

ファイルやフォルダーにインデックスをつける方法

目的の書類を探しやすくするためには、ファイルやフォルダーにインデックスをつけると便利です。

例えば、挟むだけファイルを引き出しの中に収納する場合、インデックスをつけていれば目的の書類がどこにあるか一目で分かります。
インデックスは高さを揃えると重なって文字が読めなくなってしまうことがあるため、高さをずらして貼りましょう。

インデックスつきのファイルを購入すれば手軽ですが、インデックス単体でも販売されています。書類の種類ごとにインデックスの種類や色を変更するといった工夫をすれば、目的の書類を探しやすくなるでしょう。

書類の厚みごとでファイルやボックスを使い分ける方法

書類の厚みによってファイルやボックスを使い分けることも効果的です。

ファイルを状況に応じて使い分けることで、上手く書類を整理できることに加えて、収納場所の見た目もスッキリとさせることができます。

ボックスは四角いものを選ぶ

ボックスタイプを使用するときは四角いものを選びましょう。

ボックスによっては、真四角ではないものがありますが、そのようなボックスを使用すると、ボックスとボックスの間にどうしても隙間が生じてしまいます。
この隙間が「デッドスペース」となり、無駄な空間となってしまうだけでなく、見た目もあまり良くありません。

ボックスタイプは四角いタイプのものを選ぶことで、収納を効率化することができ、収納場所の見た目も良くできます。

クリアファイルは色や写真がないものを選ぶ

クリアファイルは、色や写真がデザインされていない透明のものがおすすめです。

透明であれば、クリアファイルを取り出したときに、何の書類が入っているか一目で分かるためです。色がついているクリアファイルであっても、表紙や一番上のページが見えるのならば、問題はないでしょう。

また、クリアファイルにそのまま書類を入れると折れ曲がってしまうため、厚紙を入れて強度を高めておくことがおすすめです。大切な書類を保管したい際は、この方法を試してみてください。

ノベルティグッズやキャラクターグッズなどのクリアファイルは、収納には不向きな場合が多くあるため、デザイン性よりも収納性を重視しましょう。

ポケットタイプのファイルはリングタイプを選ぶ

ポケットタイプのファイルは、リングタイプを選びましょう。

ポケットタイプのファイルは、ポケット(袋)に書類を入れるだけでファイリングできるためとても手軽です。しかし、ポケットが破れたり折れ曲がったりしやすいというデメリットがあります。

特にノートタイプのものは、出し入れのときにページが破れやすいため要注意です。ポケットの交換ができないため、使用する期間が長ければ長いほど、ノートタイプの品質は劣化することとなります。

反対にリングタイプのものは、ポケットが一つひとつ独立しているため耐久性に優れており、万が一破れてしまったとしても、新しいポケットと差し替えができます。

手入れをすれば長期間同じファイルを使用できるという点も、リングタイプのメリットです。