仕事における書類・ファイル整理のコツ｜整頓に使える便利アイテム

ファイルには必ず見出しや通し番号をつける

保管期間の長さに関わらず、書類を入れたすべてのファイルには、見出しや通し番号をつけるようにしましょう。

進行中の企画や商談の資料などは、時間の経過と共に状況が変化します。それぞれの企画・商談ごとに独立したファイルを制作し、進行段階や行動単位で分けて見出しを表記しておくと、欲しい情報をスムーズに探すことが可能です。

また、通し番号をつけたファイルは、必ず番号順に並べておくことを管理ルールとして徹底しましょう。

常に同じ場所にファイルが戻されることで、必要な書類が収納されているファイルをすぐに発見できるようになります。この方法であれば、退社前や出社後にファイルの背表紙をざっと確認するだけで、資料の持ち出し状況を把握することが可能です。

ファイルを収納する際は立てて収納する

どのタイプのファイルを使用する場合でも、ファイルを収納する際は立てて置くことが基本です。

いくつものファイルが平積みの状態では、必要なファイルを探し出すだけでも無駄な時間がかかってしまいます。目的のファイルを見つけても、必要な書類を取り出すためには「一度上のファイルを避けてまた戻す」という無駄な作業が必要です。

また、ファイルの厚さや大きさは一定ではなく、表面も滑りやすいため、無理に下から引っ張り出そうとすると山が崩れてしまう危険性もあります。ファイルを立てて置くことで目的の書類がどこにあるか一目で見つけやすくなり、ブックエンドを利用すれば横に滑る心配もありません。

収納スペースが一杯になるまで詰め込まない

保管しておく書類の総量は、収納スペースの70％を目安にしておきましょう。

書類をきちんと整理して必要な書類のみを残した後は、今ある書類の全量で70％ほどになるようにして、収納スペースを確保します。この先の仕事で必要な書類が増えた場合に備えて、念のために保管場所の30%を残しておきましょう。
常に収納スペースの70％を保つように心がけることで、余分な書類を溜め込む機会が減らせます。

使用できる収納スペースに合わせてファイルやファイルボックスの数を決めておくと、全体量のイメージが掴みやすくなるため、おすすめです。

クリアファイル

クリアファイルは、1枚から数枚の書類を所持・保管するときによく使用されます。
見出し部分がついていない商品が多いものの、名刺やハガキなどといった小さな書類の紛失や、運搬する際に折れたり破れたりすることをきちんと防げます。

長期的に保管用として使用する際は、付箋カバー付きのものを選ぶか見出しシールなどを利用して、何が収納されているか判別できるようにしましょう。
また、クリアファイル自体を収納できるホルダーの利用もおすすめです。

ファイルホルダー

ファイルホルダーは、「個別フォルダー」や「持ち出しフォルダー」とも呼ばれるファイルです。書類を下向きに入れて使うため、穴をあける必要や書類が抜け落ちる心配がありません。

ファイルホルダーには、挟むだけのタイプと下部分が袋型になっている「ボックスタイプ」と、複数のファイルを一纏めにした「じゃばらタイプ」の2つのタイプがあります。

じゃばらタイプは棚へそのまま収納することができますが、その他のタイプはファイルボックスや収納ボックスと併用するか、引き出し用としての利用がおすすめです。

リングファイル

リングファイルは、大量の書類を一纏めに綴じて保管したい場合に適したファイルです。その名の通りファイルにリングがついており、穴が開いた書類にリングを通し、しっかりと固定して収納することができます。

リングにはOとDの2種類があります。Oは安価で厚みがあり、Dは薄く安定性に優れています。どちらの種類においても、簿冊タイプのファイルと比較して、書類の入れ替えがしやすいことが特徴です。

また、リングファイルには書類に直接穴をあける「2穴タイプ」と、専用のクリアファイルを綴じて使う「26穴・30穴タイプ」もあるため、用途に合わせて使い分けることをおすすめします。

ファイルボックス

ファイルボックスは、クリアファイルやファイルホルダーなどを、一ヶ所にまとめて管理する際に利用する、箱型の収納アイテムです。
引き出しに便利な横置きタイプ、机上で縦置きとしても使用できるタイプがあります。

紙製やプラスチック製などがありますが、底面に向けて窄まった形のボックスはデッドスペースが生じやすくなるため、できるだけ平らな形を選ぶと良いでしょう。

このように、書類・ファイルを綺麗にするためには、日頃の整理整頓も重要です。しかし、より効率的に整理整頓を行いたいのであれば、便利なアイテムの活用は必須と言っても過言ではありません。
便利アイテムは安価で購入することができるため、積極的に活用してみてはいかがでしょうか。