【初心者向け】イベント企画の手順は？成功のポイントも解説

イベントの企画を考案し、企画書を作成する

まずは企画書の作成から始めます。何から書けばいいか迷ったときは、5W1Hをもとに考えていくのがおすすめです。また、企画書では決まった内容を細やかに資料に落とし込み、誰が見ても企画の内容が分かる状態にまでまとめましょう。

イベントの日時・会場を決定する

企画書がまとまり、方向性が決まったら、イベントの日時と会場を決定します。先にイベント規模にあった大きさの会場を抑える必要があるため、会場の選定を行いましょう。会場の空きや社内の予定をかんがみて日時を決めることが必要です。さらにイベント運営に必要なスタッフの確保も忘れずに、同時進行で行いましょう。

ターゲットに合わせて宣伝告知する

イベントのターゲットに合わせて、日時や会場、イベントの内容などを宣伝告知します。ターゲットに合わせるということは、ターゲットが目にしやすい宣伝媒体を選ぶということです。例えば、高齢者がターゲットの場合は新聞などの折り込みチラシが効果的でしょう。一方、若者がターゲットのイベントであれば、SNSを利用した告知がおすすめです。

イベントの制作・準備を進めて開催する

実際にイベントで使う物品を用意するなど、具体的な準備を進め、予定された日時にイベントを開催します。

イベントの準備には、ポスターなどの印刷物をデザイン・作成する、サンプルを準備する、といったようなことがあります。準備に時間がかかるものもあるため逆算のうえ手配しておきましょう。

準備が完了したタイミングで、リハーサル後に本番に臨むと安心です。また現場責任者を用意しておくとスムーズでしょう。

実施したイベントを振り返る

イベントは開催して終わりではなく、実施後に、目的を達成できたのかどうか確認する必要があります。当初の目的を達成できていなかった場合は、反省点を振り返り、次に活かすことで、さらにいい成果につながるでしょう。

目的を明確にする

イベントの目的、つまり「なぜイベントを実施するのか」を明確にすることは、非常に重要です。イベントの成功を通して達成したいことや、得たい効果なども明らかにしておきましょう。

イベントの内容は、目的によって大きく左右されます。例えば、新商品のプロモーションを行いたい場合には、よりたくさんの人にイベント会場を訪れてもらう必要があるため、商品がターゲットとしている層を多く集められる企画が必要です。イベントの目的によって内容は変わりますが、いずれの場合も「イベントをすること」が目的ではないことに注意してください。

またイベント後に費用対効果を測定するため、来場者数、問い合わせ数、イベント会場での申込み数など、効果測定のできる数値もあらかじめ決めてカウントを行いましょう。

ターゲットを設定する

イベントのターゲットは、できるだけ明確に設定しましょう。例えばターゲットの年齢、性別、年収、家族構成など、どのような人に来てほしいのかを細かく考えます。ターゲット設定が細やかなほど、イベントの主旨がブレることなくターゲットに刺さる企画を用意できる可能性が高まるためです。

ターゲットが個人ではなく企業の場合は、参加が想定される相手の部署、役職、業界、事業規模といったものをターゲットとして考えておきます。そしていずれの場合も、ターゲットがどんな情報を欲しがっているのか、どんなことに興味を持つのかを考えつつ企画に落とし込みましょう。

運営マニュアルを作成する

イベント当日に役立つ運営マニュアルを準備すると、実際にイベントが開始した後でトラブルが起こりづらい状況を作りあげることができます。例えば組織図・連絡系統、スタッフの動きなどをまとめておき、緊急時の連絡先や対応などもあらかじめ決めておくとスムーズです。

組織図・連絡系統

イベント企画における組織図や連絡系統、イベント当日の命令系統を明確にし、運営マニュアルにも明記するといいでしょう。組織図を作りづらければ、役割から逆算して作る方法もおすすめです。

また組織図を作成する場合、自社のメンバーだけでなく、イベント会社など社外の関係者も含めたものにすると、さらに分かりやすくなります。

こうした組織図があることで社内外の各メンバーが自分の役割を理解し、当日スムーズに動くことができます。

スタッフの動き・タイムテーブル

イベントの設営から撤収までの流れを運営マニュアルに記載すると、メンバー全員が全体の流れを把握したうえで行動できるため大変便利です。タイムテーブルとして整理しておきましょう。

さらにタイムテーブルごとに、スタッフの動きをメンバー間で共有しておきます。リハーサル、ゲストの移動や誘導についてもあらかじめ確認したうえで、マニュアルに記載しておくと、当日になって戸惑うことがありません。誰が何を担当するかもあわせて確認できるため、イベント中に特定のスタッフを見つけたいときも便利です。

スタッフの配置

運営マニュアルには、スタッフの配置図を入れておきます。配置図とは、受付や司会、ステージまわり、誘導位置など、役割ごとにスタッフがどこにいるかを示す図面です。

あらかじめ配置図を作成しておくことで、人員不足・余剰人員の確認ができるため、人員の最適化につながります。またあらかじめスタッフが自分の位置を把握でき、人の流れも予測できるなど、配置図はイベントをスムーズに進めるためにも必要です。

配布物・備品のリスト

イベント当日に必要な配布物、備品をマニュアルにリスト化しておくと、当日になって「何がいるのか」などで現場が混乱せずに済みます。会場の見取り図に明記する形で、配布物の置き場所、備品の設置場所、さらに当日までの保管場所などもあわせて記載しておくといいでしょう。

また、リストにはその配布物や備品を誰が手配するかといった事前準備の段取りも含めて記載します。組み立て、配布物のセットなど、予定されていることがらは時系列に沿って記載しておきましょう。

スタッフに向けた注意事項

イベントのマニュアルには、スタッフに向けた注意事項も掲載されていると便利です。とりわけスタッフが自社のメンバーだけではなく、PR会社、イベント会社のスタッフなどが入って協力体制をとる場合、自社として統一したい部分はあらかじめ通達しておく必要があるでしょう。

マニュアルへの記載事項は、例えば服装、言葉遣い、マナーなど、企業によって異なります。これらの他に、接客時に使えるトークスクリプトがあると便利です。

緊急時の対応

万が一の事態に備え、マニュアルには緊急時の対応方法をケース別に記載しておくと安心です。この場合、想定される緊急事態とは、地震や火災などです。災害が発生したときの避難経路はスタッフ全員で確認し、また避難誘導の実施方法についても、スタッフの配置を記載しておきましょう。

さらに災害対策だけでなく、イベントでは急病人が発生することもあるため、マニュアルには、救助を必要とする事態が起こったときの各スタッフの役割、近隣の医療機関の連絡先なども明記します。