シンポジウムとは？開催方法や注意点を紹介

座談会

座談会は討論会の中でも比較的小規模・少人数のものを指します。分野ごとの専門家が招かれる点は共通していますが、シンポジウムのように発言の順番が厳密に決められているケースは少なく、聴衆も含めて自由な雰囲気で発言できる点が特徴です。

フォーラム

フォーラムはシンポジウムと同様、公開討論会を意味します。

ただ、本来のフォーラムは空間や場所を表すギリシア語由来の言葉であり、特定の空間で行われる討論会はフォーラムディスカッションと呼ばれていました。

ひとつの議題に対して複数の専門家が見解を述べ合う点はシンポジウムと共通していますが、最終的に明確な結論を出す点では異なっています。

セミナーや講演会

セミナーや講演会は1人または複数の専門家が特定のテーマに沿って話をするイベントです。シンポジウムよりも1人あたりの発言時間が長く、深い話をゆっくり聴ける点が異なっています。

また、シンポジウムやフォーラムのように結論が重視されておらず、テーマも講演者の主張や体験談など多岐にわたります。まとまった内容を幅広い層に伝えたい場合に有効な手法です。

来場者がアクセスしやすい施設を選択

シンポジウムでは遠方からの来場が予想されるため、アクセスの良い施設選びが重要です。公共交通機関へのアクセスが充実している施設を選ぶことで来場のハードルが下がります。最近では主要駅直結の会場も人気です。

会場までのアクセスをWebサイトやパンフレットでルート別に詳しく掲載するとより親切です。

必要機材が揃っているかを事前に確認

シンポジウムでは本格的な映像設備や音響設備を使用します。設備のうちどれか1つでも不具合が生じるとシンポジウムに支障が出てしまうため、事前の入念なチェックが必須です。

会場を選ぶ際のチェックのほか、会場での設備のテストなど、シミュレーションを何度も繰り返すことで当日のアクシデントを防止できます。

懇親会のスペースはあるか

シンポジウム後に懇親会を開く場合、軽食スペースの確保が必要です。ホテルや区民館で行う際は施設内のレストランや食堂の定員をあらかじめチェックしておきましょう。

シンポジウムと懇親会をセットで開くのであれば、Webサイトやパンフレットであらかじめ懇親会の場所を告知しておき、シンポジウムの冒頭でアナウンスしておくと親切です。

近年はオンライン参加を加味した会場設営も必須

最近ではオンラインによるシンポジウムの同時配信が増えています。シンポジウムのオンライン開催では、オンライン環境に適した会場設営が必要です。ネット環境や端末など必要設備をあらかじめチェックすることで配信トラブルを防げます。

オンライン配信ではネット環境の専門性が高い人員の確保が重要です。

手土産の準備があると喜ばれること間違いなし

シンポジウムの後、参加者に手土産を渡すとイベントとしての満足度が高まります。さらに企業と関連性の高いアイテムを手土産として配布することでPRにつながります。

手土産を選ぶ際には持ち運びやすさや実用性も重要なポイントです。企業のロゴがデザインされたグッズを手土産として配ることで商品やサービスの印象がより深まります。

クリアファイル

実用性を重視したお土産ならクリアファイルがおすすめです。持ち運びに便利で日常生活で使いやすいため、幅広い層の参加者に喜ばれます。A4やB5など、複数のサイズから選んでもらうと参加者の満足度が高まるでしょう。企業のロゴやメッセージをプリントしやすく、企業全体の認知度向上につながります。

特に、ビジネスパーソン向けのかしこまったシンポジウムでは定番のお土産です。

文具

クリアファイルと並んで実用性の高いお土産として重宝されています。シャープペンシルやボールペン、消しゴムなどバリエーションが幅広く、イベントによって変化をつけやすいのもおすすめポイントです。また、企業のロゴをデザインしやすいため印象アップに自然とつながります。

シンポジウムの冒頭で筆記用具を配布し、終了後にそのまま手土産として渡すのもひとつの方法です。

プレート

シンポジウムの印象を強めたいならプレートがおすすめです。凝ったデザインのプレートをシンポジウムの最後に配布することで、帰った後も企業の商品やサービスを思い出すきっかけになります。自宅に飾りやすいサイズを意識するのもポイントです。

企業ロゴやイメージキャラクターをさりげなくデザインすることで、女性や子供に喜ばれるプレートに仕上がります。

企画を決定する

シンポジウムを成功させるためには綿密なプランニングが重要です。企画はシンポジウム全体の骨子であり、企画に沿って細かい項目が決められます。企画と合わせて決めるべき要素は主に以下の通りです。

• ・タイトル
• ・内容
• ・料金
• ・定員
• ・開催日時

タイトルと内容を決めることで、シンポジウム全体で伝えるべきポイントが整理されます。誰に何を伝えるイベントなのかが参加者に伝わりやすいタイトルと内容にするのがポイントです。

無料イベントにする場合も含めて、料金設定については厳密にシミュレーションしておきましょう。

開催日時は見落としがちなポイントです。ビジネスパーソン向けのシンポジウムであれば平日の会社帰りのタイミングが参加しやすく、ファミリー向けであれば休日の昼間が参加率アップにつながります。

メインターゲットを具体的に想定しておく点もプランニングのポイントです。

会場と各登壇者の選定

シンポジウムの概要が固まったら、テーマや規模に合わせた会場や登壇者（シンポジスト）を決めます。公共交通機関のアクセスが良い会場であれば参加率アップにつながります。

オンライン配信を行う場合は設備の手配が必要です。オンライン配信をメインにする場合、大規模な会場を手配する必要がない反面、ネット環境やマイク、カメラなどの設備を事前に揃えなくてはなりません。また、配信に関する専門知識を持った人員を確保することで当日のアクシデントを防止できます。

集客

シンポジウムでは集客も大切です。主な集客チャネルとしては以下のような媒体が挙げられます。

• ・SNS
• ・バナー広告
• ・Webサイト
• ・ダイレクトメール

メインターゲットに合わせた集客チャネルを活用することでイベントの認知度が向上し、参加率アップにつながります。また、有料イベントの場合、オンライン決済も人気です。オンライン上で事前決済を済ませることで当日の案内がスムーズに行えます。

資料や機材の用意

シンポジウムの規模にかかわらず、資料の準備は入念に行いましょう。資料作成の際は読みやすさを意識するとともに、当日の流れが過不足なく伝わるレイアウトを意識する点がポイントです。資料にはテーマや登壇者はもちろんのこと、質疑応答・休憩時間もわかりやすく記載しておきましょう。

もちろん、機材の用意も欠かせません。会場によっては有料で機材を借りられる場合がありますが、基本的にはあらかじめ準備しておくことでシミュレーションをスムーズに行えます。オンライン配信の場合、専用の機材が別途必要です。

資料の骨子や必要機材をあらかじめリストアップしておくことでチェック漏れを防げます。

人員の配置とマニュアルの配布

人員配置やマニュアルの充実度はシンポジウムの成否を分ける重要なポイントです。受付や会場までの案内、会場内の見守りなど、それぞれの動線で必要な人員を細かくシミュレーションしておくことで最適な人員配置につながります。

開催後はフォローアップを行う

シンポジウム開催後はフォローアップが必須です。当日のアクシデントの原因を整理したり、参加者アンケートから次回への反省点を洗い出したりと適切なフィードバックを行うことでシンポジウムの質を高められます。

登壇者からのフィードバックも貴重な情報です。